Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d)
40.000 - 50.000 EUR pro Jahr
Wir bringen Leistung. Zusammen.

Arbeitsort: Ratingen
Job-ID: 11803 BPS01! 
40 Wochenstunden

Die BPS Personalmanagement GmbH ist eine moderne Personalberatungs- und Coachingagentur. Im Auftrag eines Kundenunternehmens in Ratingen ist die Stelle Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Benefits

  • Gehalt: 40.000 - 50.000 EUR pro Jahr, je nach Erfahrung und Qualifikation
  • Flexible Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Stunden oder, für den passenden Kandidaten, eine 4-Tage-Woche mit angepasstem Gehalt
  • Gelegentliches Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung
  • Einstieg auch mit etwas weniger Erfahrung möglich, wenn die Eigenschaften passen
  • Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
  • Aktiver Einfluss: Sie bauen das Team am Standort Ratingen mit auf und gestalten Prozesse und Systeme mit
  • Einarbeitung in die Zahlungsabwicklung, falls dort noch Erfahrung fehlt
  • Internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der britischen Zentrale
  • Spannende Projekte, unter anderem ein großes Rechenzentrumsprojekt in Frankfurt
  • Sofortiger Start möglich

Aufgabengebiet

  • Steuerung des täglichen Bürobetriebs und Verwaltung von Bürobedarf, Ausstattung und externen Dienstleistern

  • Koordination von Geschäftsreisen und Unterkünften
  • Organisation von Besprechungen inkl. Tagesordnungen und Maßnahmenprotokollen sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz
  • Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen und Klärung von Abweichungen
  • Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen bzw. Zahlungsläufen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung
  • Überwachung offener Kunden- und Lieferantenkonten, Unterstützung bei Finanzberichterstattung, Forderungsmanagement und Kundenabrechnung
  • Zusammenstellung der Unterlagen für die externen Steuerberater/Buchhalter, die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung übernehmen
  • Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen (Freigaben, Liefertermine, Verzögerungen)
  • Pflege von Lieferantenstammdaten und Preisinformationen, Aufnahme neuer Lieferanten, Einholung von Angeboten und Unterstützung bei der Lieferantenauswahl
  • Organisation von Ein- und Austritten, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Koordination von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Verwaltung von Abwesenheiten sowie Schulungs- und Compliance-Nachweisen, administrative Unterstützung bei der Rekrutierung
  • Bearbeitung von Kundenaufträgen und -anfragen, Projektadministration vom Auftragseingang bis zum Abschluss inkl. Dokumentation und Ablage
  • Administrative Unterstützung der operativen Teams
  • Pflege gelenkter Dokumente und Unterstützung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001, Sicherstellung gesetzes- und richtlinienkonformer Prozesse, Pflege von Nachweisen zu Arbeitsschutz und Schulungen
  • Zentrale administrative Ansprechperson zwischen der deutschen Gesellschaft und der britischen Zentrale
  • Unterstützung der Geschäftsleitung bei Berichten und Präsentationen, Datenpflege im CAFM-, HR- und weiteren Systemen
  • Einführung neuer Systeme und Prozesse, Umsetzung von Effizienzverbesserungen und weitere Aufgaben nach betrieblichem Bedarf

Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann, Kauffrau für Büromanagement, oder gleichwertige Qualifikation
  • Fließende Deutschkenntnisse (C1 - zwingend erforderlich) in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2), da die Kommunikation mit der Führungskraft auf Englisch erfolgt
  • Berufserfahrung im Office Management oder in der Geschäftsadministration
  • Erfahrung in der Finanz-, Einkaufs- oder Personaladministration, gern in einem wachsenden Unternehmen; eine Buchhaltungsqualifikation ist nicht erforderlich
  • Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Geschäftsmanagementsystemen (z. B. DATEV, Joblogic) und mit ISO 9001 bzw. Qualitätsmanagementsystemen ist von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
  • Gute organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und sichere Priorisierung mehrerer Aufgaben und Fristen
  • Zuverlässige, vertrauenswürdige, proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt und Genauigkeit
  • Professionelle Kommunikation, Kunden- und Serviceorientierung sowie hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Flexible, anpassungsfähige und positive Persönlichkeit mit Freude an kontinuierlicher Verbesserung und am Aufbau konstruktiver Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen

Bewerbungsunterlagen bitte im PDF-Format einreichen. Eine zeitnahe Rückmeldung erfolgt im Anschluss.

Ihre Ansprechpartnerin

Frau Sandra Rudolph

Kontakt

BPS Personalmanagement GmbH
Couvenstraße 2
40211 Düsseldorf

+49 211 159229-0
bewerbung@bps-duesseldorf.de




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